Comment utiliser l'import de contacts et société liées au format CSV ?

MISE A JOUR: Une nouvelle méthode,

via une outil d'importation est disponible sur cette explication:

Comment importer facilement

des données dans Simple CRM ?

Vous pouvez désormais importer dans Simple CRM un fichier de contacts et de sociétés liés.

Attention : si vous travaillez sur Mac, vous devez obligatoirement, dès la préparation du fichier à importer, travailler avec le tableur Libre Office pour Mac. Merci de consulter cet article.

Procédure d'importation

1) Allez dans le module Admin (menu haut -> Admin) et cliquez sur l’onglet Import de données.

2) Téléchargez le fichier modèle indiqué sur la page.

3) Remplissez le fichier avec vos données, 5000 lignes maximum par fichier, avec Excel ou OpenOffice ou LibreOffice.

Les colonnes A à O concernent les contacts.

Les colonnes X à AK concernent les sociétés.


La colonne O contient la liste des centres d’intérêts à affecter au contact, séparés par des virgules. Exemple : Prospect, Région Sud-Ouest, Revêtements de sols, Peinture
Si le centre d’intérêt n’existe pas, il est créé automatiquement.
Remarque : un centre d'intérêt nommé "Import AAAA-MM-JJ HH:MM:SS" (avec la date et l'heure de l'import) est créé automatiquement et lié à tous les contacts importés. De cette manière, vous pourrez facilement retrouver ultérieurement les contacts importés.

La colonne Q contient la référence externe du contact et peut être utilisée pour identifier un contact déjà existant. Le contenu de chaque cellule de la colonne Q doit être unique, sauf pour identifier deux fois le même contact.

La colonne AL contient la référence externe de la société et peut être utilisée pour identifier une société déjà existante. Chaque cellule de la colonne AL doit être unique, sauf pour identifier deux fois la même société.

Pour la répartition des données à importer :

- si le nom de la société est vide, les coordonnées du contact sont considérés comme personnelles et sont donc affectées au contact
- si le nom de la société n'est pas vide, les coordonnées du contact sont considérées comme professionnelles et sont donc affectées à la relation entre le contact et la société.


Le nom du contact est obligatoire sur chaque ligne. Si vous connaissez pas le nom du contact, saisissez le nom de la société dans la cellule A ("CONT_NOM").

- si le nom du contact est vide, il est automatiquement remplacé par l'adresse email du contact

- si le nom du contact et l'adresse email du contact sont vides, le contact ne sera pas créé
 
Si vous renseignez des numéros de téléphone, saisissez-les sous la forme : +33 1 23 45 67 89
Cela vous permettra ensuite d'envoyer des campagnes SMS ou de lancer des appels téléphoniques directement depuis Simple CRM. 


Si vous renseignez des codes postaux, formatez-les sur le nombre maximal de caractères (5 pour la France). Par exemple : 86000 Pour Poitiers, 06000 pour Nice.

Les champs CONT_NOTE (colonne N) et SOC_NOTE (colonne AK) contiennent respectivement la note du contact et celle de la société. Pour effectuer un retour à ligne au sein de chaque champ Note, insérez le caractère “|” (Ctrl-Alt-6). Ce caractère sera remplacé par un retour à la ligne lors de l’import.

Les colonnes "CONT_RESERVE" et "SOC_RESERVE" sont réservées à un usage futur et ne sont pour le moment pas importées.

Aucun champ ne doit contenir de retour à la ligne (touche Entrée du clavier) ni le caractère guillemet (") ni la caractère point-virgule (;).

Enregistrez votre fichier au format CSV, séparateur point-virgule “;”, pas de délimiteur de champ, jeu de caractères “Europe Occidentale avec Euro (ISO-8859-15)”.

L'import se déroule en 2 étapes :

A) Prévisualisation

Chargez votre fichier dans Simple CRM :

- allez dans le module Admin (menu haut -> Admin), puis cliquez sur l’onglet “Importer des données”, puis cliquez sur le bouton “Importer un fichier de sociétés et de contacts liés, au format CSV”.

- au bas de la page, cliquer sur le bouton “Choisissez le fichier” ou “Parcourir” (selon votre navigateur), puis sélectionnez votre fichier de données à importer.

- cliquez sur “Lancer l’analyse du fichier”

Simple CRM affiche une prévisualisation de votre fichier en tenant compte des contacts et des sociétés existants.

Afin de ne pas créer de doublons, Simple CRM analyse votre fichier et compare les données à celles déjà dans votre base et tente de reconnaître :

- les contacts par leur référence externe, ou si absent par leur adresse email

- les sociétés par leur référence externe, oui si absent, par le numéro de TVA, ou si absent, leur numéro de SIRET, et si absent, la combinaison du nom de la société, du code postal et de la ville.

B) Importation réelle

Une fois que vous avez vérifié que tout est comme vous l'attendez, et vous confirmez l'import en cliquant sur le bouton “Lancer l’import”. Les données du fichier sont alors importées dans votre base Simple CRM.

Raccourcis clavier Simple CRM

Votre logiciel CRM en ligne possède une série de raccourcis clavier qui vous permettent d'accéder facilement aux différentes entités.

Voici les combinaisons de touches (attention sous MAC il faut ajouter la touche CTRL avant la touche ALT):

• Bureau = ALT b
• Contact = ALT c
• Société = ALT s
• Interaction = ALT i
• Projet = ALT p
• Recherche = ALT l
• Document = ALT o
• Requête = ALT r
• Analytique = ALT a
• Admin = ALT m
• Support = ALT h
• Quitter = ALT q
• Enregistrer = ALT x
• Lanceur d'application = ALT w
• Chercher un terme dans la page affichée = CTRL f
• Imprimer la page = CTRL p
• Zoom in = CTRL +
• Zoom out = CTRL -
• Revenir en arrière = ALT flèche de gauche
• Mode plein écran = touche F11 (idem pour sortir du plein écran)
• Ouvrir une fiche dans une autre fenêtre = clic molette souris
• COPIER (Windows) = CTRL c
• COPIER (Mac) = POMME c
• COLLER (Windows) = CTRL v
• COLLER (Mac) = POMME v
• TOUT SELECTIONNER (Windows) = CTRL a
• TOUT SELECTIONNER (Mac) = POMME a

Comment organiser une campagne de prospection téléphonique pour les forces de vente et/ou les call-centers ?

Explication dans cette vidéo sur une ancienne version de Simple CRM, mais la logique reste la même sur les nouvelles versions:

Formation à l'utilisation de Simple CRM pour les centres de téléprospection externalisés.

Vidéo de formation pour les centres d’appels externalisés afin qu’ils travaillent directement dans votre Simple CRM:

Plus d'informations:

• Comment créer dans Simple CRM, un utilisateur pour un call center externalisé, avec des droits limités (il ne pourra voir que les interactions d’appels liés aux campagnes d’appels) ?
• Comment importer dans Simple CRM un fichier de prospection que vous avez acheté ?
• Comment fonctionnent les Interactions ?
• Comment composer les appels automatiquement ?
• Autre information pour le lien avec la téléphonie
• Comment fonctionnent les modèles d’e-mail ?
• Comment modifier les feedback ?

Simple CRM lance automatiquement des appels téléphoniques (dialogue centraux téléphoniques et Simple CRM)

Simple CRM peut lancer automatiquement pour vous des appels téléphoniques. Ce service repose sur des protocoles qui permettent le dialogue entre Simple CRM et votre centrale téléphonique.

Le logiciel CRM en ligne Simple CRM vous permet de modifier les protocoles de dialogue avec vos équipements téléphoniques. En effet, il en existe beaucoup et il est dès lors nécessaire de préciser par quel protocole vous désirez transiter.

Par défaut, Simple CRM propose deux systèmes de dialogue "standards" avec les PABX et systèmes VOIP : le tag d’appel callto: et le tag sip:

Simple CRM propose deux tags car certaines entreprises utilisent parfois une centrale téléphonique et un second provider pour, par exemple, les appels à l’international.

Vous pouvez ainsi choisir par quel système d’appel vous désirez transiter, depuis l'interface d'ADMINISTRATION -> onglet PARAMETRES.
 

Libre à vous, depuis l’interface d’administration de changer les tags par défaut et de les remplacer par l’un des autres protocoles existants :

• callto:
• calltoSip:
• calltoTel:
• IM:
• sip:
• sips:
• skype:
• tel:
• xlite:
• zoiper:
• ou tout autre protocole spécifique à votre configuration téléphonique.

Pour savoir quel protocole est compatible avec votre équipement, merci de vous renseigner auprès de votre fournisseur de téléphonie.

Votre logiciel CRM en ligne peut ainsi composer automatiquement les appels téléphoniques depuis tous les systèmes VOIP du marché et les centraux PABX (Avaya, Siemens, Aastra, etc.)

Quel logiciel de téléphone utiliser ?

Afin de déterminer la meilleure solution :

• renseignez-vous chez votre fournisseur de téléphonie, ils proposent parfois un logiciel gratuitement pour ce genre de service
• essayez le logiciel Zoiper, la qualité sonore est bonne, il y a une version d'essai. Pour plus d'informations consulter : https://www.zoiper.com/ 
• une ancienne version de X-Lite est disponible ici et est totalement gratuite : https://www.clubic.com/telecharger-fiche38749-x-lite.html

Attention : même si un logiciel de téléphone est gratuit, des frais peuvent s'appliquer selon votre opérateur ou le service de téléphonie IP utilisé.

Comment avoir accès à plusieurs entités en même temps ?

Depuis le lanceur d’application de votre CRM en ligne, cliquez sur l’entité désirée (Société, Contact, etc.) et celle-ci s’ouvrira dans une autre tabulation de votre navigateur web.

Comment faire pour que Simple CRM écrive des emails pré-formatés ?

Depuis une Interaction dans Simple CRM, deux menus déroulants vous permettent de sélectionner le modèle d'e-mail que vous désirez utiliser.

Nous vous fournissons un grand nombre de modèles pré-saisis. Vous retrouvez ainsi des modèles de demande de devis, de demande feedback de devis, de rappel de facture impayée, etc.

Vous pouvez bien entendu créer vos propres modèles pour adapter Simple CRM à vos besoins spécifiques, que ce soit pour la gestion de ventes, achats, tâches administratives, marketing, projets, etc.

La création de ces modèles passe par l'espace d'Administration.

Voir vidéo explicative:

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