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mardi 26 septembre 2017

Comment insérer des commentaires dans les documents ERP ?

Simple CRM permet maintenant d'insérer deux blocs d'informations libres sur les documents ERP.

L'un des blocs est situé au-dessus de la liste des produits ("bloc haut") et l'autre est situé au-dessous de la liste des produits ("bloc bas"). Ces blocs sont activables indépendamment l'un de l'autre.

Dans ces blocs, vous pouvez paramétrer du texte libre, mais également des balises pour que ces contenus soient générés automatiquement.

1) Comment paramétrer le contenu type des blocs ?

Ouvrez le modèle du document ERP concerné (menu haut -> Simple ERP puis menu haut -> Admin ERP -> onglet "3. Modèles de documents").
Cliquez sur le nom du modèle de document. Un formulaire apparaît.



Cochez la case "Bloc haut" pour activer le bloc du haut (ou "Bloc bas" pour activer le bloc du bas).

Saisissez le texte qui sera ensuite affiché sur les documents ERP. Le texte peut être libre, par exemple "Vous trouverez ci-dessous nos meilleurs prix pour la prestation demandée", et/ou des balises correspondant aux données de l'interaction et des éléments liés.



La liste des balises utilisables est consultable ici : Liste des balises.

Par exemple, vous pouvez saisir dans le bloc :

Référence du dossier : {PROJ}

Lorsque ce document sera généré, le bloc contiendra la mention :

Référence du dossier : Construction / Maison / M. Dupond

2) Comment utiliser et modifier le contenu des blocs ?

Si l'un ou l'autre (ou les deux) bloc est activé, ces blocs apparaissent lors de l'ouverture de l'interaction ERP concernée, ou du changement de modèle, dans l'interaction ERP.



Vous pouvez à tout moment modifier le texte des blocs dans l'interaction.

Une fois le contenu des blocs déterminé, vous pouvez prévisualiser le document PDF. Quand vous avez vérifié le document, alors vous pouvez le générer en PDF.






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Liste des balises disponibles pour la fusion de documents

Simple CRM permet la fusion de documents à partir d'un fichier modèle et des données contenues dans Simple CRM.

Voici la liste des balises utilisables dans les modèles de documents.

CONTACT
ID du contact
Civilité
Nom
Prénom
Rue
Complément d'adresse
Code postal
Localité
Pays
Tél mobile
Tél fixe
Email perso
Skype
Fax
Site web
Note
Centres d'intérêt
Facebook
LinkedIn
Twitter
Viadeo
Réf externe
Date de naissance
Champs custom
[onshow.contact_idcontact]
[onshow.contact_civilite]
[onshow.contact_nom_contact]
[onshow.contact_prenom]
[onshow.contact_adr_rue]
[onshow.contact_adr_complement]
[onshow.contact_adr_cp]
[onshow.contact_adr_ville]
[onshow.contact_adr_pays]
[onshow.contact_tel_mobile]
[onshow.contact_tel_fixe]
[onshow.contact_email_perso]
[onshow.contact_skype]
[onshow.contact_fax]
[onshow.contact_url_perso]
[onshow.contact_note]
[onshow.contact_centre_interet]
[onshow.contact_url_facebook]
[onshow.contact_url_linkedin]
[onshow.contact_url_twitter]
[onshow.contact_url_viadeo]
[onshow.contact_ref_externe]
[onshow.contact_date_naissance]
[onshow.contact_cont_custXX] avec XX de 1 à 24


SOCIETE
ID de la société
Société
Num TVA
Num SIRET
Identifiant National
Rue
Complément d'adresse
Code postal
Localité
Pays
Tél 1
Tél 2
Fax
Email
Site web
Note
Ref Externe
Champs custom
[onshow.societe_idsociete]
[onshow.societe_nom_societe]
[onshow.societe_num_tva]
[onshow.societe_num_siret]
[onshow.societe_num_cik]
[onshow.societe_rue]
[onshow.societe_boite]
[onshow.societe_code_postal]
[onshow.societe_ville]
[onshow.societe_pays]
[onshow.societe_tel1]
[onshow.societe_tel2]
[onshow.societe_fax]
[onshow.societe_email]
[onshow.societe_url]
[onshow.societe_note]
[onshow.societe_ref_externe]
[onshow.societe_soc_custXX] avec XX de 1 à 24


CONTACT-SOCIETE
Fonction
Email pro
Tél mobile pro
Tél fixe pro
[onshow.cont_soc_fonction]
[onshow.cont_soc_email_pro]
[onshow.cont_soc_gsm_pro]
[onshow.cont_soc_tel_pro]


INTERACTION
ID de l’interaction
ID Utilisateur
Nom de l’utilisateur
Projet
Date début
Durée heures
Durée minutes
Date échéance
Sujet
ID Média
Média
ID Type interaction
Type interaction
Budget
Source
Note
Etape suivante
ID Etat
Etat
Tâche
Priorité
Champs custom
[onshow.action_idaction]
[onshow.action_idutilisateur]
[onshow.action_R_idutilisateur]
[onshow.action_idprojet]
[onshow.action_date_action]
[onshow.action_duree_heures]
[onshow.action_duree_minutes]
[onshow.action_date_echeance]
[onshow.action_sujet]
[onshow.action_idmedia]
[onshow.action_R_idmedia]
[onshow.action_idtype_action]
[onshow.action_R_idtype_action]
[onshow.action_budget]
[onshow.action_source]
[onshow.action_note]
[onshow.action_etape_suivante]
[onshow.action_etat]
[onshow.action_R_etat]
[onshow.action_all_day]
[onshow.action_priorite]
[onshow.action_inter_custXX] avec XX de 1 à 24


PROJET
ID Projet
Nom projet
Ref projet
ID Chef de Projet
Chef de projet
Projet public
ID Etat
Etat
Date début
Date fin
Budget
Dépenses projet
Recettes
Note
Actif
Motivation succès
Motivation échec
Type projet
Champs custom
[onshow.projet_idprojet]
[onshow.projet_nom_projet]
[onshow.projet_ref_projet]
[onshow.projet_idutilisateur]
[onshow.projet_R_idutilisateur]
[onshow.projet_public]
[onshow.projet_idetat]
[onshow.projet_R_idetat]
[onshow.projet_date_debut]
[onshow.projet_date_fin]
[onshow.projet_budget]
[onshow.projet_depense]
[onshow.projet_balance]
[onshow.projet_note]
[onshow.projet_actif]
[onshow.projet_motivation_succes]
[onshow.projet_motivation_echec]
[onshow.projet_type_projet]
[onshow.projet_proj_custXX] avec XX de 1 à 24


DOCUMENT
Référence du document [onshow.document_reference]


COORDONNÉES DE L'ENTREPRISE
Pour configurer les coordonnées de l'entreprise pour la fusion de documents, merci de consulter la FAQ.

Nom de l'entreprise
Adresse ligne 1
Adresse ligne 2
Code postal
Localité
Pays
N°SIRET
N°TVA
Email
Téléphone fixe
Téléphone mobile
Mention libre 1
Mention libre 2
Mention libre 3
Mention libre 4
Mention libre 5
[onshow.config_p_societe]
[onshow.config_p_adr1]
[onshow.config_p_adr2]
[onshow.config_p_cp]
[onshow.config_p_localite]
[onshow.config_p_pays]
[onshow.config_p_siret]
[onshow.config_p_tva]
[onshow.config_p_email]
[onshow.config_p_telfixe]
[onshow.config_p_telmobile]
[onshow.config_p_libre1]
[onshow.config_p_libre2]
[onshow.config_p_libre3]
[onshow.config_p_libre4]
[onshow.config_p_libre5]

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Comment gérer les références pour la fusion de document ?

Dans Simple CRM, vous pouvez maintenant fusionner des modèles de documents avec les données d'une interaction, comme expliqué ici : Fusion de documents

Vous pouvez affecter une référence à chaque document généré. Par exemple, si vous êtes un organisme de formation, vous pouvez affecter automatiquement une référence unique au dossier de formation d'un stagiaire.

1) Comment créer une référence de document ?

Ouvez le Lanceur d'applications, puis cliquez sur l'onglet "Outils". Cliquez ensuite sur l'icône "Références de documents".



Vous arrivez sur la liste des références de documents (la première fois, la liste est vide).


Cliquez sur le bouton "Ajouter une référence", un formulaire apparaît.



Dans le champ "Nom de la référence", saisissez une courte description de la référence, par exemple "Référence de dossier stagiaire".

Dans le champ "Format de la référence", saisissez le format de la référence qui sera générée lors de la fusion du document.

Vous pouvez utiliser les balises suivantes :
- {A} représente l'année sur 4 chiffres (exemple : 2017)
- {M} représente le mois sur 2 chiffres (exemple : 11)
- {4N} représente le numéro séquentiel sur 4 chiffres. Pour numéroter sur 3 chiffres, utilisez la balise {3N}
Ce champ peut contenir également du texte fixe. Exemple : "STG".

Par exemple, si vous saisissez comme format :
STG-{A}-{M}-{3N}
Lors de la génération du document, vous obtiendrez une référence telle que :
STG-2017-09-027

Dans le champ "Redémarrage" : ce champ définit à quel moment le numéro séquentiel est réinitialisé.
Vous pouvez choisir :
- "Jamais" : le numéro n'est jamais réinitialisé
- "A chaque début d'année" : le numéro est réinitialisé tous les 1er janvier
- "A chaque début de mois" : le numéro est réinitialisé le 1er de chaque mois

Une fois les champs renseignés, cliquez sur le bouton "Enregistrer".

2) Comment utiliser une référence de document ?

Pour utiliser une référence dans un document :
- affectez d'abord la référence au modèle de document (voir la page Fusion de documents)
- dans le fichier du modèle de document, insérez la balise [onshow.document_reference] à l'endroit du document où vous voudrez insérer la référence.

Au moment de la fusion du document (voir la page Fusion de documents), la référence sera générée puis remplacera la balise [onshow.document_reference].



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Comment utiliser la fusion de documents ?

Simple CRM propose maintenant une fonctionnalité de fusion de documents.

Vous pouvez maintenant charger des modèles de documents dans Simple CRM, pour ensuite les fusionner avec les données d'une interaction, et de tous les éléments liés à l'interaction.

Vous pouvez par exemple créer un modèle de document d'un courrier, et, depuis l'interaction, renseigner automatiquement le nom du contact, la société, l'adresse postale, le nom du projet lié...

1) Comment créer un modèle de document ?


La fusion est compatible avec les types de documents suivants :
- les documents Microsoft Office DOCX, XSLX, PPTX
- les documents OpenOffice / LibreOffice ODT, ODS, ODP

Lancez Word (ou LibreOffice), et créez un nouveau document (ou partez d'un document existant).

Saisissez le contenu, et insérez les balises qui seront remplacées, au moment de la fusion, par le contenu de Simple CRM.

Exemple pour un bloc d'adresse :

[onshow.contact_civilite] [onshow.contact_nom_contact] [onshow.contact_prenom]
[onshow.societe_nom_societe]
[onshow.societe_rue]
[onshow.societe_boite]
[onshow.societe_code_postal] [onshow.societe_ville]



Une fois la fusion réalisée, vous obtiendrez par exemple :

Madame Dupont Florence
SARL LOCO'NET
12 rue des Mésanges
ZA Grand Angle
34000 MONTPELLIER

Toutes les données de l'interaction, celles du contact liée, celles de la société liée, celles du projet lié sont accessibles dans le document. Vous trouverez la liste complète des balises ici : Balises fusion de documents.

2) Comment charger le modèle de document dans Simple CRM ?


Une fois votre modèle de document réalisé, ouvrez le module de gestion des modèles : Lanceur d'applications -> Onglet Outils -> Modèles de documents



La liste des modèles apparaît (la première fois, la liste est vide).

Cliquez sur le bouton "Ajouter un modèle".



Un formulaire apparaît.


Dans le champ "Nom du modèle", saisissez la description explicite du modèle, par exemple "Dossier de formation stagiaire"

Cliquez ensuite sur le bouton "Choisissez un fichier", et sélectionnez le modèle de document préparé à l'étape 1.

Dans le champ "Référence", choisissez si besoin une référence qui sera générée en même temps que le document. Pour gérer les références de documents, voir cette page : Références de documents.

Dans le champ "Type de document", choisissez si besoin un type à attribuer au document. Vous pouvez gérer la liste des types de documents, voir cette page : Gestion des types de documents.

La case à cocher "Actif" permet de désactiver le modèle de document ultérieurement si besoin.

Une fois les champs renseignés, cliquez sur le bouton "Enregistrer".

3) Comment utiliser le modèle de document ?


Le modèle de document s'utilise depuis une interaction.

Créez une interaction, renseignez-la, et cliquez sur le bouton "Ajouter un document" (ou ouvrez une interaction existante).



Veillez à ce que les éléments qui sont appelés dans le document soient renseignés (par exemple, liez un contact si vous utilisez les balises "contact" dans le document). Cliquez sur le bouton "Appliquer".

Ensuite, choisissez le modèle à fusionner dans la liste déroulante.



Enfin, cliquez sur le bouton "Fusionner le modèle".



Vous obtenez alors, dans la liste des documents de l'interaction, le document fusionné.



Pour télécharger le fichier fusionné, cliquez sur le nom du fichier.
Vous pouvez ensuite ouvrir le fichier fusionné.


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jeudi 7 septembre 2017

Comment masquer les lignes d'ajout d'un contact dans une société ?

Par défaut, la liste des contacts d'une société et la liste des sociétés d'un contact présentent directement une ligne vierge pour lier un nouvel élément.




Pour masquer automatiquement la ligne d'ajout d'un contact dans une société, allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM), puis cliquez sur l'onglet "13. Paramètres".

Décochez la case "Afficher automatiquement une ligne d'ajout", puis cliquez sur le bouton Enregistrer.


La liste des contacts d'une société et la liste des sociétés d'un contact n'affichent plus de ligne vierge.
Pour afficher une ligne vierge, cliquez sur le bouton "Ajouter un lien vers un contact".

Une ligne vierge apparaît.



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