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lundi 29 février 2016

Comment gérer le format de la numérotation des documents ERP ?

Chaque document généré par Simple ERP (devis, bon de commande, facture, bon de livraison) est numéroté.

Vous pouvez modifier la forme de la numérotation pour chaque type de document.

Pour cela, allez dans l'admin ERP (menu haut -> Simple ERP, puis menu haut -> Admin ERP). Cliquez ensuite sur l'onglet "2. Références".

Cliquez sur le type de document dont vous souhaitez modifier la numération, par exemple "Facture".
Vous arrivez sur le formulaire de gestion de la numérotation pour ce type de document.


Voici la signification des champs de ce formulaire :

1) Nom de la référence : ce champ est libre et vous permet d'identifier la référence

2) Emetteur : si vous gérez plusieurs entreprises avec le même Simple CRM, choisissez la société émettrice concernée par cette numérotation

3) Modèle de référence : ce champ définit la forme de la numérotation du document.
Ce champ peut contenir les balises suivantes :
- {A} représente l'année sur 4 chiffres (exemple : 2015)
- {M} représente le mois sur 2 chiffres (exemple : 11)
- {4N} représente le numéro séquentiel sur 4 chiffres. Pour numéroter sur 3 chiffres, utilisez la balise {3N}
Ce champ peut contenir également du texte fixe. Exemple : "FAC".

4) Redémarrage : ce champ définit à quel moment le numéro séquentiel est réinitialisé.
Vous pouvez choisir :
- "Jamais" : le numéro n'est jamais réinitialisé
- "A chaque début d'année" : le numéro est réinitialisé tous les 1er janvier
- "A chaque début de mois" : le numéro est réinitialisé le 1er de chaque mois

5) Redémarrer au numéro : ce champ définit à quel numéro on redémarre le numéro séquentiel au moment défini dans le champ "Redémarrage"

6) Type de document : ce champ défini à quel type de document cette numérotation s'applique (devis, bon de commande, facture, bon de livraison).

7) Prochain numéro séquentiel : ce champ en lecture seule, vous permet de voir quel sera le numéro séquentiel qui sera appliqué à la prochaine génération de document du type concerné.

8) Actif : ce champ vous permet d'activer ou désactiver ce format de numérotation.

Une fois les modifications effectuées, cliquez sur le bouton "Enregistrer".


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mardi 23 février 2016

Comment facturer une commande en plusieurs fois avec Simple ERP ?

Vous souhaitez facturer une commande client en plusieurs fois, par exemple :
- une facture d'acompte de 40% du montant de la commande
- une seconde facture de 30% du montant de la commande
- une troisième facture du solde (30%) du montant de la commande.

Pour cela :
- créez un bon commande avec Simple ERP (ou créez un devis puis convertissez-le en bon de commande)
- générez le document PDF de la commande
- une fois le PDF généré, cliquez sur le bouton "Facturer en plusieurs fois"


- une fenêtre apparaît, vous permettant de paramétrer les factures à établir


Dans cette fenêtre :
- choisissez éventuellement le modèle de factures à utiliser
- sélectionnez le bon de commande à facturer
- modifiez le nombre de factures à établir (par défaut, 2 factures)
- modifiez les montants TTC selon l'échelonnement des factures à établir
- vérifiez les dates et les échéances des factures

Tant que le total des montant TTC des factures n'est pas égal au montant total facturé en TTC, le montant total apparaît en rouge. Dès que le total TTC des factures est égal au montant total facturé, le montant total facturé apparaît en vert et le bouton "Générer les factures" apparaît.

Remarque : le montant total facturé HTVA peut différer légèrement (à 1 ou 2 centimes près) du montant HTVA de la commande, cela en raison de l'arrondi des montants à 2 décimales.

Une fois que les paramètres de facturation sont corrects, cliquez sur le bouton "Générer les factures". Une fenêtre de confirmation s'affiche, cliquez sur "Ok".

Une fois que vous avez cliqué sur ce bouton, les factures sont générées.

Vous devez maintenant ouvrir la première facture, et générer le PDF de la facture.

Ensuite, à la date de chaque facture suivante, vous devez ouvrir la facture et générer le PDF.

Simple ERP ne peut pas générer directement les PDF de chaque facture. En effet, la référence de chaque facture, attribuée au moment de la génération de la facture en PDF, doit respecter l'ordre de numérotation des factures selon la référence choisie pour le modèle de facture.

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jeudi 18 février 2016

Comment limiter les types d'interactions pour certains utilisateurs ?

Dans votre PME, les tâches sont réparties entre plusieurs collaborateurs.
Les commerciaux s'occupent de la vente, le comptable, de la facturation, le magasinier, des expéditions.

Dans Simple CRM, vous pouvez limiter l'accès de certains utilisateurs aux types d'interactions qui les concernent :
- les commerciaux ne doivent avoir accès qu'au type "Vente"
- le comptable, au type "Administratif"
- le magasinier, au type "Livraison"

Pour cela :
- allez dans l'Admin CRM (menu haut -> Admin CRM)
- cliquez sur l'onglet "Liste des utilisateurs"
- cliquez sur l'utilisateur concerné
- dans le champ "Type d'interactions autorisés", supprimez les types superflus pour l'utilisateur concerné



- saisissez 2 fois le mot de passe de l'utilisateur et cliquez sur "Enregistrer"

Remarques :

1) Le type "Email" ne peut pas être supprimé car ce type est indispensable au bon fonctionnement de la boite de réception Simple CRM.

2) Si l'utilisateur ouvre une interaction d'un autre utilisateur, il aura accès aux types de l'utilisateur affecté à l'interaction, seulement pour cette interaction.



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jeudi 4 février 2016

Mes identifiants Simple CRM ne fonctionnent pas avec le module de mass mailing

Le module de mass mailing est en option.

Vous trouverez toutes les informations et les prix sur la page http://crm-pour-pme.fr/index.php/campagne-e-mail-crm-mass-mailing

Pour plus de détails, contactez le service commercial Simple CRM : sales@crm-pour-pme.fr



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